泰海法〔2009〕49号

 

 

关于印发《泰州市extra48365365

档案管理规定》的通知

 

各部门：

   《泰州市extra48365365档案管理规定》已经院长办公会讨论通过，现印发给你们，希认真贯彻执行。

 

 

 

二〇〇九年九月十日

 

 

 

 

 

 

 

主题词:档案 管理 规定 通知

泰州市extra48365365办公室           2009 年9 月10 日 印发

（共印25份）

泰州extra48365365档案管理规定

 

为了进一步规范本院各类档案的立卷归档质量，统一归档标准，加强档案的库房管理和保密工作，根据《中华人民共和国档案法》及其他有关规定，结合本院实际，制定本规定。

第一条 档案生成的纸张规格和字迹要求是：

一、本院制作的文书材料必须使用标准A4办公纸，并使用毛笔、钢笔（墨汁或碳素、蓝黑墨水）书写、修改、签发。

二、本院印制的文书材料必须是复印、油印或激光打印件；不得使用针式打印机、喷墨打印机的打印件。

三、使用热感应技术的传真件归档，必须使用复印件，如盖有印章，则同时保留原件。

第二条 档案生成的文书制作和收集要求是：

一、本院对外行文的原稿和正本按规定格式制作，各项目填写清楚、完整、准确，法律手续齐备。

二、本院制作的笔录必须完整、字迹清晰，使用标准的笔录纸。当事人修改笔录和签名应使用规定笔墨，合议庭组成人员、书记员、速录员应签名盖章。

三、当事人提供的材料应注明时间、数量和提供人，外文和少数民族文字材料应附上汉语译文。

四、摘录、取证和复制材料应注明来源、日期、经办人姓名，加盖提供单位印章。

五、材料不完整的应补齐，破损或褪色的应修补、复制。对于字迹难以辨认的材料，应附上抄件。文书材料上的金属物必须剔除干净。

六、需要附卷保存的信封，要打开展平加贴衬纸，信封上附着物必须保留。

第三条 文书档案收集的内容是：

一、凡是反映本院工作活动，具有查考利用价值的文书材料，均属必须归档范围。

二、文书材料立卷归档工作由各文书处理部门负责，有关职能部门必须指定专人兼管文书材料的立卷工作。

三、档案人员对本院形成的文书档案整理进行业务上的指导和帮助。

四、平时归卷：文书工作人员必须及时地把平时办理完毕的文件按照《立卷类目》分类归入，妥善保管，保质、保量、按时向档案部门归档。

五、同类的文书材料按问题立卷，卷内材料一般可按重要程度兼顾时间顺序排列。案卷标题一般由作者、问题、名称三要素组成，结构要完整，文字简练、明确，不得超过45个字，能准确地概括卷内文件材料的制发机关、内容和文种。

六、对不需归档的文件材料，应及时登记造册，便于鉴定销毁。

第四条 文书档案归档的要求是：

一、文书材料归档工作由各职能部门指定人员专管或兼管。

二、当年的文书档案应在次年3月底以前整理完毕交档案部门验收。移送应填写文书材料交接凭证一式二联，双方各执一联。

三、归档的案卷应按照《立卷类目》中相关条款进行排列，依次编定归档号。

四、机要文件应及时交档案室妥善保管，并注意办理交接登记。

第五条 文书档案的归档质量要求是：

一、卷宗右边及下边平齐，卷脊坚挺、有棱角；装订牢固、不松不漏，厚度以1.5cm左右为宜；卷内字迹未订死、切除；卷内无残留订书钉等金属物，破损文件已修补；过大纸张、过小纸张按规定折叠（不得在右边、下边易磨损处折叠），加边或粘衬；页号不重不漏；封志粘贴平整、牢固，两端印章清晰。

二、封面打印整洁、美观；正确打印承办单位及案卷题名，承办单位应写规范全称，案卷题名以50字以内为宜，结构完整，确切反映案卷内容。正确填写时间、件、页数，由检验人正确印盖保管期限章、案卷号章、归档号章。

三、卷内目录填写完整、规范、整洁；目录中文件排列与卷内实际顺序一致，每一份独立的文件必须逐份登记；备考表立卷人、检查人、立卷时间填写完整。

四、本院制作的文件字迹材料需符合归档要求，传真件已复印，复印件加盖“本件与原件核对无异”章；正式发文的原稿要用拟文稿纸，填写完整，签发手续齐备，原正本上印章清晰；年度总结应单独列写。

五、卷内文件材料收集相应的请示与批复齐全，相应的来函与复函齐全，相应的原稿与正本齐全，转发文件与原件齐全，文件后附件齐全；常规会议记录的开头必须记载时间、地点、人物、内容，会议记录与实际开会次数相符。

六、卷内文件材料的排列为批复在前、请示在后，正本在前、原稿在后，复印件在前、原本在后，正件在前、附件在后，转发文件在前、原件在后，结论性材料在前、依据性材料在后，重要文件有多份原稿的最后定稿在前、历次修改稿按时间顺序排列；一般材料按照重要程度或自然顺序排列。

七、卷内文件材料中重文、无保存价值的材料应剔除；总结、表彰、会议等针对年度立卷；跨年度的请示、批复应在批复年立卷，跨年度的规划应在针对的第一年立卷，跨年度的总结应在针对的最后一年立卷，跨年度的会议应在开幕年立卷；同一问题的有关文件应组成一卷；大型会议中不同保管期限的文件应分别立卷，一般会议如文件不多，为保证完整性，也可立一卷，保管期限就高不就低。

第六条 关于文书档案的保管：

一、文书档案的保管期限分为永久、30年、10年三种。

二、编制归档号前，档案人员应按照当年度《立卷类目》核定各部门文书档案的保管期限。

三、根据实际情况对尚不能归档的针对年度的文书档案拟定案卷标题、保管期限并预留归档位置。

四、各年度按保管期限归档案卷排序整理，依次编定归档号。

五、经过验收合格的案卷，应在封底的封条上骑缝加盖验收章，在封面上确定保管期限，并依法装入专用档案盒，入库保存。

第七条 会计档案收集的内容是：

一、财务部门负责会计文件材料的立卷工作，应指定专人收集和保管有关材料。凡是应归档的会计材料应随时收集，装订成册，并及时登记清册，避免遗失、遗漏。

二、会计档案的分类使用年度形式分类法。即先分年度，再将同一年度的会计档案分为财务报告、账簿、凭证、其他四大类，然后再把不同保管期限的会计档案分别组成单个的保管单位，一年只编一个流水号。在案卷的排列上，采用先排列财务报告，再排账簿、后排凭证、其他类的顺序。

三、会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

四、经分类排序后的会计材料应注明保管期限并编上序号，按序号登记移交清册，移交清册一式两份，一份由财务部门保管，一份由档案部门保管。

五、正式移交时会计材料必须装订成卷、册并贴有封条和加盖骑缝章。

六、财务部门在会计档案保管的一年期间，应指定专人安全保管，设立专柜存放。保管人员变动时，由部门负责人监督办清会计档案的交接手续。

第八条 会计档案归档的要求是：

一、财务部门负责会计档案的立卷、归档工作，档案部门负责指导、监督和检查。形成的当年会计档案，在会计年度终了后，暂由财务部门保留一年，第二年6月底之前移交档案部门。

二、移交会计档案需编制移交清单，一式二份，档案人员根据清单当面点清档案数量，立卷移交人、档案接受人应分别在两份清单上签字，以明确责任。

第九条 关于会计档案的保管：

一、档案部门对每年接收的会计档案，应按照年度一类别统一排列，编定档案号，并在档案封面上标明，然后依次装入专用档案盒，及时入库保存。

二、及时编制会计档案清册等检索工具。

三、档案部门对保管的会计档案应保持原貌，若需拆卷应会同财务部门共同拆卷整理。

四、会计档案保管期满，需要销毁时，由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，报本单位领导批准后销毁。对于其中未了结的债务原始凭证，应抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。销毁会计档案时，应由档案部门和财务部门共同派员监销，销毁前应清点核对。销毁后，监销人员在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告院领导。

第十条 声像档案收集的内容是：

一、声像档案是指在本院工作中直接形成的，具有保存价值的照片、录音、录像、影视片等不同载体的历史记录。

二、本院重大活动、影响较大的涉案照片、录像等声像资料，应由负责该项工作的人员及时收集、整理后移送档案室存档，任何部门和个人不得占为己有、转让或任意销毁。

三、录音、录像档案的收集工作应做到：齐全、规范，必须是原版、原带，并且声音图像清晰；每盘带配一页登记卡，记录拍摄日期、内容（人、事、需要交待的地点；诉讼案件明确当事人及案由，说明庭审、宣判还是执行）带长时间；

四、照片材料必须由照片、底片、文字说明三部分构成，照片是原片、原件，底片与照片相符，照片图像清晰、底片不得磨损；说明部分包括事由（案由、案号）、时间、地点、人物、背景和摄影者；

五、同时形成的文字材料，诸如文稿、解说词等，应同时收集，统一整理，分别保管。

第十一条 声像档案归档的要求是：

一、归档时间：按声像档案的形成特点，由经办人员按文书档案规定的归档时间向档案部门移交，即每年6月底前向档案部门移交上一年度档案。

二、录音、录像档案的归档：归档人根据移交顺序为档案填写移交目录，标明顺序号、档案标题、录制日期、型号/盘数、备注事项，一盘数内容的则档案标题概述各件内容，数盘一内容的要标明盘数；交接双方签二联单后各执一份。档案部门负责对移交的录音、录像带核对，督促经办人补充信息，填写登记卡。

三、照片档案的归档：归档人根据拍摄时间顺序排列照片，每一组照片前要有标题并注明拍摄日期，每一张照片都应有底片，并写明事由（案由、案号）、时间、地点、人物、背景和摄影者；归档人制作打印标题，填写小卡，备考表签名（归案人、检验人）；交接时时归档人根据拟定标题打印一份清单，交接双方签二联单后各执一份。档案部门负责对移交的照片的核对、核查，有问题及时退回归档人，补充更正。

第十二条 关于声像档案的保管：

一、录音、录像档案的保管

（一）录音、录像档案入库前要进行检查，不合格的档案，需经技术处理后方可入库，并加注说明。

（二）定期检查声像档案的保管情况、录音、录像带每隔6至12个月重新复制一次。如发生录音、录像带变形、断裂等现象，要及时采取措施加以补救。

二、照片档案的保管

（一）有永久保存价会的彩色照片的底片需翻拍成黑白底片，与彩照底片一并保管。

（二）照片档案入库前要进行检查，不合格的照片材料，需经处理后方可入库，并加注说明。

（三）接触底片时应戴洁净手套操作，防止汗渍污染底片。

三、声像档案应保存于防磁柜中，防止灰尘、有害气体的侵入和阳光的直射，温度保持在18℃一24℃，相对湿度在40一60%之间。

四、声像档案的利用需经有关主管领导批准，任何部门或个人不得擅自借出、复制和涂改。

五、声像档案的保管期限分为永久、长期、短期三种，原则上可参照人民法院文书档案、诉讼档案保管期限表的规定确定；对于保管期限届满、需销毁的照片档案，按有关规定办理。

第十三条 设备档案收集的内容是：

一、本院购进的价值在2000元以上的各种设备的相关资料必须归档。

二、设备档案的归档范围包括各种机动车辆、通讯设备、文印设备、声像设备、计算机设备、安检设备等购置报告、批文、设备说明书及有保存利用价值的技术资料。

三、设备使用管理部门应指定专人收集保管有关文书材料，档案部门予以督促，物资管理、财务部门予以协助。

四、设备档案一般采用以设备套、台、架、辆为立卷单位进行组卷。

五、归档的设备文件材料除另有规定外，一律为正本，设备使用部分可使用复制件。

六、设备文书材料依序排列为：设备购置文件材料、设备提货及开箱文件材料、设备随机及其他备件文件材料、设备安装、检修文件材料。

七、同一设备的成套（多本）文字图纸资料，要统一编目、编号。纸张大小不等的零星图纸文字材料，在有利保管、方便利用的前提下整理组卷。需频繁调用的卡片或凭单，可以不统一装订，但要纳入本文件统一编目编号。

第十四条 设备档案归档的要求是：

一、设备档案一般在设备开箱时征集收缴，办妥归档手续后提供利用。

二、若因设备急需装配调试，必须利用未移交的技术资料，由使用者出具借据，用毕即还，不得借故占为已有、污损遗失。

第十五条 基建档案收集的内容是：

一、基建档案由本院行政管理部门的基建工作人员负责收集整理归档。

二、基建档案的归档范围包括初建、扩建、改建工程中形成的各种文件、图表、资料等。包括项目申报材料、地质勘探材料、征用土地文件、工程申照材料、施工设计文件、土建工程文件、水电安装工程文件。

三、基建档案采用工程分类法分类组成。不同保存价值的文件材料应分别立卷，但有机联系的材料应通盘考虑。对永久保存的文字材料要注意耐久性，必要时需进行抄录或复制，大张图纸以4号图纸为标准进行折叠，过小、过簿纸张要加衬加边，破碎材料要修补，补齐缺页，剔除重复和无查考价值的材料。

四、竣工图必须在蓝图上盖“竣工图”印章。归入基建项目档案的文件材料、图表、图纸按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，在此基础上按单项工程组合，依照技术文件材料自然形成规律有序排列。

五、卷内材料排列：按先问题后时间、先批复后请示、先正文后附件、先打印后原件、先文字材料后图纸材料。

六、卷宗厚度一般为2厘米，最厚不得超过3厘米。采用三眼法粗线装订。为防图纸案卷卷脊和翻口扇形，靠卷脊一侧应纸张条衬托加厚。

七、案卷标题内容应包含所涉及的工程名称（单项）、问题（专业）、文件名称三个部分。卷内目录必须完整真实记录卷内文件。要确定保管期限。

第十六条 基建档案归档的要求是：

一、基建档案在工程项目竣工后三个月内向档案部门移交。移交前要填写移交单一式两份，经交接双方验看确认无误后签名。

二、档案部门对基建档案要按类整齐排列，编目编号，妥善保管。

第十七条 实物档案收集的内容是：

一、实物档案，是指法院在其工作活动中形成的反映本院重要活动的奖状、奖杯、荣誉奖励证书、礼品、证物等有纪念意义和凭证性的实物材料。

二、上述实物材料必须收集齐全，整理归档，由档案室实行集中统一管理。

三、归档的实物档案必须是原物、原件，保存完好。

第十八条 实物档案归档的要求是：

一、实物档案形成后即可归档，最迟应于次年6月底之前办理归档手续。原部门若需继续使用该档案，亦按时办理归档手续后借出。

二、实物档案归档应填写统一的移交目录一式两份，经清点无误后，由部门归档人员与档案接收人员各自签名盖章，各执一份备查。

三、归档人员须认真制作说明材料，说明部分包括：事由、时间、地点、人物和背景等情况。

第十九条 关于实物档案的保管：

一、档案部门应对实物档案设立单独的库柜保管。

二、实物档案有多种载体类型，其库房必须具备适宜的温度和湿度，具备防光、防紫外线等条件。

三、档案人员应定期检查实物档案的保管情况。

第二十条 诉讼案卷的收集内容和归档标准应符合有关规定。审管办（案件质评组）定期对诉讼案卷质量进行评查，评出优卷、差卷并予以通报。

一、诉讼案卷符合下列要求的为优卷：

封面打印整洁、美观，各项目填写正确、齐全；封底填写齐全、准确；卷内目录填写准确；案卷整理及装订规范；卷内文书排列及诉讼文书、证据材料收集正确；诉讼文书制作规范。

二、诉讼案卷有下列缺点的为差卷：

（一）本院制作的笔录，审判人员及书记员未按法律规定签名或盖章的，应由当事人签名而未签名或者当事人拒绝签名而未注明情况的。

（二）各类案件审批表应由领导批示或签字的而没有批示或签字的。

（三）对外发文或法律文书的原本未签发，或未盖院印，或正本有修改而未盖院校对章，或法律文书案号严重错误的。

（四）案卷装订缺少诉讼文书（包括订错诉讼文书）、证据材料或者缺页。

（五）按法律规定必须由双方当事人签字才生效而只有一方当事人签字的，如未在调解书送达回证上签收；或者送达回证邮寄当事人未签收，且无任何邮寄凭证的。

（六）案卷的目录涂改、增写、改写的内容上未签名或盖印的，卷中的传票、公告、提押证、送达回证等诉讼文书的项目不按规定填写完整，或者书写潦草、字迹不清，材料排列顺序、整理、装订等项不符合办案规范和档案规范的要求超出5处的。

第二十一条 关于诉讼档案的保管：

一、档案部门接收归档案卷时应当及时进行归档信息的输入。案卷验收合格后，档案人员应加盖验收章，在案件流程管理中登记入库信息、登记清册，然后入库上架。

二、诉讼档案以案号作为其归档号，并按照年度和案件类别分类进行管理。

三、诉讼档案的保管期限分为永久、长期（60年）、短期（30年）3种。

四、档案部门对保管到期的诉讼档案应当根据《人民法院诉讼档案鉴定办法》进行鉴定、移交、销毁工作。

第二十二条 关于档案库房的管理：

一、各类档案应从确保安全、便于管理、有利利用的要求出发，做到布局便理、分类科学、排列有序、编目编号规范。

二、调借案卷凭调卷单；调出案卷后，将借卷单放至案卷原位；案卷收回放回原位，取出借卷单核对；外借档案到期应及时催还。

三、档案室定期对超期不还的情况予以通报。

四、定期检查库藏档案，进行案卷、电脑信息、清册三核对。每年进行重点抽查，每5年一次全面检查、发现破损变质档案，应及时复制、修复或作其他技术处理，确保档案的完整与安全。

五、认真做好库房内防盗、防火、防虫、防潮、防湿、防鼠、防高温、防光、防尘等工作。

六、非档案管理人员不得擅自进入库房。调阅案卷人员，应在阅卷室办理手续。

七、档案人中定期打扫卫生，经常保持库房内清洁。每日下班前对库房进行检查，注意毗邻情况，关闭库房灯光，关好防盗门窗。

八、每天定时记载库房温湿度，并根据情况变化及时调节，确保库房内温度控制在14℃一24℃间，相对湿度控制在45%一60%间。

第二十三条 关于档案保密的管理：

一、严格执行党和国家的保密制度，不得泄漏党和国家的机密。

二、凡属国家机密、审判秘密不传不议，不该看的材料不去翻阅。

三、不准携带档案回家、出游和出入公共场所。

四、非因办案需要，任何人不得擅自复制案件材料，复制档案中有关材料。复印档案中诉讼案卷材料的，按本院泰海法[2009]28号文件的借阅卷审批手续办理；复印其他档案材料，须经办公室主任批准。

五、对泄露机密，损毁、丢失、擅自提供、涂改、伪造、出卖档案等行为，按照档案法、保密法的有关规定处理。

第二十四条 办公室为档案管理综合职能单位，负责对全院各类档案的管理指导和检查监督。